Zoals je in mijn vorige post hebt kunnen lezen ben ik bij een nieuwe klant begonnen met workshops inplannen.

Al op de eerste dag hebben 8 van de 11 kerngebruikers hun workshop Team inrichten ingepland. Dat ging sneller dan verwacht. Ze lijken er zin in te hebben.

De afgelopen 2 weken heb ik 10 van de 11 workshops uitgevoerd. Op donderdag zelfs 4 op een dag. Dat was best heftig, maar zeker de moeite waard om spoedig vooruit te kunnen. Ik ben vooral blij met het enthousiasme van alle kerngebruikers.

Uit de workshops werd snel duidelijk dat de huidige inrichting van de netwerkschijf een klein beetje onoverzichtelijk is.

Niemand lijkt een goed beeld heeft wat waar staat en wie waar toegang heeft. Dit kunnen we dus niet zomaar overnemen in Teams. Dus we plannen nu eerst even een integraal overleg in om er meer helderheid erover te krijgen. We gaan met de betrokken afdelingen samen zitten en kijken wie welke informatie produceert en deelt, en wie deze dan weer gebruik. Op basis hiervan kunnen we dan een structuur in Teams of SharePoint bedenken.

  • Een paar afdelingen waren wel gemakkelijker. Zij hebben namelijk in het afgelopen jaar hun bestanden op de schijf al op orde gebracht. Dus hebben we in de workshop hun Teams al volledig ingericht. Zij kunnen direct doorgaan met bestanden overzetten en het training.
  • Weer andere afdelingen hebben nog even een moment nodig om alles te verwerken wat ze hebben gezien. De kerngebruiker zet het onderwerp op de agenda van het volgende afdelingsoverleg en zij gaan als afdeling bespreken hoe zij in de toekomst willen werken.

 Zoals jullie zien is niet ieder Team hetzelfde en kun je lastig alles van tevoren helemaal bedenken. Ik ga daarom graag zo vroeg mogelijk met de kerngebruikers in gesprek zodat we al vroeg knelpunten vinden en tijd hebben om deze op te lossen. En ook om zo vroeg mogelijk in contact te zijn en informatie te delen, zodat zij rustig kunnen wennen aan de verandering en na kunnen denken over de implicaties voor hun afdeling.

Volgende stappen

Achter de schermen gaan we nu de migratie tools inrichten, de eerste ronde gebruikers trainingen inplannen en aan de slag met alle gevonden knelpunten.

Hierover later meer.